4 шага по организации концерта с нуля

Музыкальная индустрия растет с каждым годом все сильнее. Хотя пару лет пандемии отобразились на сфере в негативном ключе, сейчас ситуация начала постепенно налаживаться.

В сегодняшней статье я расскажу, как с нуля заняться организацией концертов и гастролей по РФ + обсудим, будет ли подобный бизнес окупаться в нынешних российских реалиях вообще.

Актуальность бизнеса на организации концертов

Направление деятельности выделяется креативом и потенциалом в проявлении творческих способностей человека. Актуальность организации крупных концертов сейчас низкая, но вот спрос на частные вечеринки и небольшие выступления вырос за последние пару лет на 150%. Детальнее о достоинствах и недостатках рассматриваемого типа деятельности расскажу отдельной таблицей.

Плюсы бизнеса	Недостатки инициативы
Возможность стать непосредственным участником творческого процесса.	Минимальные гарантии успешного развития бизнеса.
Знакомства с популярными исполнителями и заведение новых полезных деловых связей.	Нестабильность, сезонность и сложности в получении репутации.
Упрощенное масштабирование.	Ограничения по регионам и количеству населения.

Запускать собственное агентство по организации концертов и гастролей в мелком населенном пункте – худшая идея из возможных. Бизнес способен проявить себя в полной мере только по городам с населением от 500 000 человек и более. В населенных пунктах от 100 до 500 тысяч может существовать только пара мелких агентств.

С увеличением числа конкурентов, начнет пропорционально снижаться доходность бизнеса. Естественно, если у вашего агентства не идеальная репутация.

Разработка бизнес-плана по организации концертов и гастролей

Любое направление предпринимательской деятельности обязано иметь под собой документальное обоснование в формате планирования. В контексте организации концертов данный пункт особо важен, ибо именно на планировании выстраивается репутация агентства, от которой зависит успех бизнеса в целом.

1) Регистрация деятельности

Чтобы полноценно заниматься организацией концертов и гастролей, статуса индивидуального предпринимателя будет недостаточно. Потребуется оформление полноценного юридического лица, коим может выступить ООО.

Важно! Ни один более-менее раскрученный продюсер, спонсор или компания не захотят заключать договора о сотрудничестве с частным лицом.

Если же человек ориентируется по большей части на городские клубы и мелкие закрытые вечеринки, то статус ИП может и пройдет, хотя в последствии такое решение все равно приведет к массе неприятных ситуаций. Учитывая привередливость творческих личностей, опускать данный момент не стоит.

Алгоритм регистрации ООО:

1. Выбор названия фирмы.
2. Оформление юридического адреса.
3. Определение кодов деятельности.
4. Составление учредительной документации.
5. Выбор системы налогообложения (подробнее о том, как получить налоговый вычет).
6. Заполнение заявления на регистрацию по форме Р11001.
7. Подача пакета документации.
8. Получение документации о регистрации ООО на руки.

Подать документы на оформление ООО можно 6 способами, но наиболее простыми считается портал Госуслуг и МФЦ. Некоторые перекладывают эту обязанность на частных нотариусов или обращаются за услугой в юридические агентства.

2) Анализ рынка распространения и условий сотрудничества

В данном разделе человек столкнется с несколькими вопросами – конкуренция, отношение численности населения к востребованности услуги проведения концертов, удовлетворение райдеров и выбор исполнителя.

Момент	Суть анализа
Конкуренция	Внутри одного города может работать несколько агентств. Если заранее не договориться о разводке концертов по датам, наполненность мероприятия будет ниже на 50%-80%.
Число концертов	Здесь прямая зависимость между числом населения и количеством агентств. Слишком плотный график проведения может оставить в убытках абсолютно всех участников ниши в городе.
Выбор артиста	Здесь следует выделять два направления – отечественные и зарубежные. Для организации концертов со вторыми нужны сумасшедшая финансовая подушка, а потому новичкам лучше не браться за такое дело вообще.
Райдер	Список личных требований артиста. Чем популярнее выступающий, тем больше запросов у него может быть.
Схема оплаты	Сейчас действует 2 типа сотрудничества – по гонорару и за процент. Как правило, знаменитые личности предпочитают работать только через первый вариант.

Как вы понимаете, успех вашего бизнеса во многом зависит от уровня коммуникации между другими участниками рынка. К примеру, если вы запланировали концерт популярного артиста на конец месяца, необходимо заранее договориться с другими агентствами, чтобы те отложили какие-либо масштабные мероприятия хотя бы за неделю до будущего события – это в идеале. На практике же стычки в нише случаются сплошь и рядом.

Читайте также: 5 этапов запуска бизнеса по организации и проведении мероприятий

3) Производственные моменты по самому агентству

Вне зависимости от формата работы вашего бизнеса (ИП либо ООО) продумать моменты с организацией рабочего процесса стоит заранее. Концерты и гастроли – это услуга, для предоставления которой следует располагать хотя бы небольшим офисом. Проведение переговоров с артистами, подписание райдера и другие моменты лучше решать лично, а для этого необходимо место под размещение.

Что потребуется сделать:

• арендовать уже готовый офис или помещение под него;
• сделать тематический ремонт;
• закупить мебель;
• приобрести ПК, принтер и прочую мелкую офисную технику;
• качественно организовать уголок ожидания для посетителей.

В крупных городах можно найти предложения по офисам с уже готовым оснащением. Да, по тематике это может не подойти вашему творческому направлению, но если выбора нет, то лучше отдавать предпочтение минимализму и Хай-тек. Аренда готового офиса обойдется в 1.5-2 раза дороже, зато можно забыть о трудностях при смене дислокации вашего бизнеса.

Вопрос с персоналом решается постепенно. Со старта в приоритете работать одному. Проведение 2-3 концертов в месяц сможет поддерживать бизнес на плаву, а вам позволит быстрее разобраться в организационных особенностях по направлению. По мере увеличения масштабов деятельности, следует нанять 1-2 менеджеров, для оперативного решения срочных вопросов с артистами и местом проведения концертов.

4) Пошаговая инструкция по организации концерта

Теперь давайте пройдемся по техническим моментам самих выступлений. Чтобы качественно провести такое мероприятие, организатору требуется разработать бизнес-план самого концерта. По своей структуре он будет упрощённым вариантом документа, где будет учитываться расходная часть, потенциальная прибыль и быстрое решение потенциальных проблем организации.

А) Шаг №1. Поиск артиста на выступление

Новичку в нише будет невозможно привлечь на свою сторону крупных звезд эстрады, да и головной боли они доставляют немерено. Чтобы ваш старт в качестве организатора был гладким, советую начинать с малоизвестных артистов, которые уже хоть немного зарекомендовали себя в вашем городе.

Обратите внимание! Начинающие артисты без продюсеров часто готовы работать даже без оплаты. Их цель – получить раскрутку, а ваша цель – заработать на мероприятии.

Подобный расклад позволит организатору сэкономить денег и компенсировать форс-мажоры, которые наверняка возникнут по причине неопытности последнего.

Как открыть агентство по организации праздников?

В каком формате реализовать мероприятие:

• сольный концерт. Выступает только один артист или группа;
• фестиваль. Выступление нескольких групп и артистов с «гвоздем программы» в конце.

Как показывает практика, если масштаб приглашенных исполнителей небольшой, лучше себя рекомендуют именно фестивальные мероприятия, где у слушателей имеется возможность насладится музыкой разных артистов. Выдержать 1-2 часа пения от одного непопулярного певца или группы смогут не все, да и выступающему такой расклад будет только в тягость.

Б) Шаг №2. Выбор клуба под выступление

Здесь строгих критериев не выдвигается. Если есть возможность должной организации по аппаратуре + адекватные погодные условия, мероприятие можно проводить хоть на улице. У начинающего агентства, как правило, заказы распространяются по небольшим локациям.

Какие ситуации могут возникнуть:

• солд-аут для мелкого клуба. Билеты проданы, но по факту можно было заработать еще больше. Из-за недооценки популярности исполнителя, организатор теряет потенциальную прибыль;
• неполный зал. Обратная ситуация, когда из-за переоценки возможностей артиста, человек арендует слишком большую площадку под выступление.

Если артист малозначительный – организатор потеряет только на аренде, но если приглашен уважаемый артист, а залы заполнены только на 60%-70%, то придется суетиться для нагона массовки. Если артист останется не удовлетворён мероприятием, то он может отказать от дальнейшего сотрудничества с вашим агентством, что повлечет за собой крупные убытки в будущем.

Как открыть ночной клуб с нуля?

В) Шаг №3. Выполнение требований по райдеру

Когда артист выбран, а клуб зарезервирован под выступление, наступает время выполнения пунктов райдера. Должен отметить, что беспокоиться по данному шагу стоит только агентствам, которые ориентируются на «крупную рыбешку» с гонорарами от 300 000 рублей и более. Певцы, популярность которых не выходит за рамки регионов, от организаторов почти ничего не требуют для выступления.

О чем стоит позаботиться заранее:

• проверить работоспособность аппаратуры;
• закупить бутылки с водой;
• временно нанять техника для настройки освещения звука.

Иногда лучше заплатить за аренду помещения чуть больше и получить в распоряжение уже готовую площадку под выступление, нежели тратить дополнительные усилия на организацию самостоятельно. В итоге, не факт, что ваша инициатива сэкономит вам слишком много денег. В 50% ситуаций случается все даже наоборот.

Г) Шаг №4. Поиск спонсоров и реклама

Может показаться, что при организации концертов тратиться на рекламную кампанию нет необходимости. Если артист более-менее известен, то ажиотаж вокруг мероприятия будет создаваться только от его упоминания. Как показывает годовая практика, дела обстоят в данном вопросе немного иначе. Реклама концерта или анонс гастролей крайне важен. Начинать агитировать людей приобрести билеты на выступление стоит за месяц-два до самого мероприятия.

Как рекламировать концерт:

• на личном сайте исполнителя;
• через группы в социальных сетях. Помимо официального сообщества, объявление с анонсом концерта следует также разместить и в наиболее крупных фан-группах артиста;
• наружная реклама по городу в виде билбордов и растяжек;
• объявления в средствах массовой информации;
• радио и другие медиа.

Мелкомасштабные мероприятия в клубах города стоит анонсировать расклейкой плакатов в местах с высокой пешеходной проходимостью, а также через раздачу тематических листовок в точках скопления целевой аудитории.

Совет! Если вы организовываете концерт для популярного исполнителя, попросите его максимально прорекламировать свой концерт по его каналам рекламы. Такой подход значительно увеличит отдачу и сэкономит ваши деньги на рекламную кампанию.

Реклама стоит недешево, а тратить деньги из собственного кармана на это организатору будет не в радость. Именно поэтому поиск спонсоров считается основой для успешной рекламной кампании будущего мероприятия.

В каких формах можно сотрудничать со спонсорами:

• финансовая. Деньги на рекламу и организацию выдаются напрямую;
• бартер. Размещение информации о спонсоре на всех рекламных материалах, взамен чего последний предоставляет какую-либо поддержку. Тип последнего обсуждается между сторонами в частном порядке.

Следует отметить, что деньги напрямую новым агентствам почти никто не предоставляет. Чтобы снизить маркетинговые расходы, придется в начале развития карьеры организатора искать спонсоров собственными силами.

8 секретов бизнеса на организации концертов

5) Расходы и рентабельность бизнеса

Вопрос заработка в данной сфере деятельности крайне размазанный. На конечный результат влияет масса различных факторов, таких как регион, уровень конкуренции в городе и сам масштаб деятельности агентства. Доход с выступления иностранной поп дивы и малоизвестной городской группы – это небо и земля.

Статья расходов	Размер (тыс. ₽)
Закупка оборудования	250
Аренда офиса для деловых встреч	25
Регистрация деятельности	10
Фонд заработной платы сотрудников (постоянных и временных)	100
Реклама	50
Финансовая подушка	150
Итого:	585

Аренда, ФОТ и реклама относятся к ежемесячным расходам, а потому порядка 150 000₽ — 200 000₽ придется отдавать на постоянной основе. Для выхода в ноль ежемесячно следует проводить 3-5 мелких концертов или пару крупных мероприятий. Рентабельность бизнеса варьируется в пределах 50% — 200%. Все зависит от ваших индивидуальных умений и наличия хорошей финансовой поддержки в виде спонсоров. Для крупных городов получить таковых, проблемой не является вообще, а потому все в ваших руках.

Риски в направлении деятельности:

• срыв мероприятий по вине выступающих;
• трудности, связанные с арендой помещения;
• низкие продажи билетов, из-за чего концерт будет убыточным.

Также сложности могут проявиться в зависимости от города распространения бизнеса на организации концертов. Для крупных населенных пунктов – это конкуренция с другими агентствами, а для мелкого – сложности в продажах билетов.

Ну и не стоит забывать о еще продолжающейся пандемии, которая также может внести собственные коррективы по крупным мероприятиям во всей стране.